Virtuell Medarbeider er del av Polartekst AS, med org.nr. 924403616, som er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som beskrevet i denne personvernerklæringen. I denne personvernerklæringen forklarer vi hva slags personopplysninger vi lagrer, hvordan vi bruker samt håndterer personopplysningene og dine rettigheter.
Personopplysninger vi samler inn og behandler
Vi behandler følgende kategorier av personopplysninger:
- Kundeinformasjon: navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, firma
- Leverandørinformasjon: navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, utdanning, tjenester levert
- Betalingsinformasjon: transaksjonsinformasjon, betalingsmiddel, kontonummer
- Kundehistorikk og kundeengasjement: bestillings- og leveringsopplysninger, aktive tjenester samt tjenester du har hatt tidligere
- Informasjonskapsler: nettleserinformasjon, informasjon om hvilke nettsider på vårt nettsted du besøker.
Personopplysningene samles inn direkte fra deg eller de skapes i forbindelse med at du bruker våre tjenester. Når vi henter personopplysninger fra andre kilder, henter vi personopplysninger fra informasjon offentlig tilgjengelig på internett.
Hvordan vi bruker personopplysningene
Levering av tjeneste/avtaleinngåelse
Vi bruker dine personopplysninger til å oppfylle våre avtaler med deg, det vil si når du har bestilt en tjeneste fra oss. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger til dette formålet er at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg.
Administrasjon av kundeforhold
Vi bruker dine personopplysninger til å administrere vårt kundeforhold med deg. Det kan for eksempel være kundeservice, klagebehandling og feilretting vedrørende ditt kundeforhold. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger til dette formålet er at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg.
Analyse, forretningsutvikling og forbedring av tjenester
Vi arbeider kontinuerlig med å utvikle og forbedre våre tjenester. Mye av dette arbeidet innebærer å analysere ulike former for personopplysninger, som for eksempel kundeaktivitet og kundehistorikk. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger til dette formålet er vår berettigede interesse.
Stillingsutlysninger
Ved rekruttering til nye stillinger hos oss vil bl.a. CV, søknad, attester, notater fra intervjuer, resultater fra undersøkelser av referanser behandles. Denne informasjonen kan inneholde personopplysninger.
Salg og markedsføring
Vi bruker personopplysninger i forbindelse med salg og markedsføring av våre produkter og tjenester, for eksempel ved at du mottar e-post fra oss. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger til dette formålet er vår berettigede interesse. Du har mulighet å reservere deg fra deler av denne behandlingen ved å, for eksempel, reservere deg fra å motta e-post fra oss. I tillegg til dette kan vi også be deg om samtykke til å bruke dine personopplysninger til såkalt profilering, hvor vi utleder interesser og behov på bakgrunn av dine personopplysninger. Hensikten med profilering vil være at markedsføringen vår skal bli mer relevant.
Overholde rettslige forpliktelser
I enkelte tilfeller er vi pålagt å behandle personopplysninger av hensyn til andre rettslige forpliktelser. Et eksempel på dette er informasjon knyttet til salg, som vi er pliktig til å regnskapsføre og oppbevare i henhold til bokføringsloven. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger til dette formålet er at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler oss.
Hvordan vi håndterer personopplysninger
Oppbevaring/lagring og sletting av personopplysninger
Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for, og sletter opplysningene i tråd med krav i regelverket.
Utlevering av personopplysninger til andre
Vi gir ikke videre personopplysningene dine til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for dette. Eksempler på et slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller lovmessig plikt som pålegger oss å gi ut slik informasjon.
Behandlingssikkerhet
All behandling av personopplysninger sikres med de påkrevede tekniske og organisatoriske tiltak.
Vi håndterer informasjon slik at den er riktig, tilgjengelig og håndtert i henhold til grad av sensitivitet for opplysningene.
Vi har inngått databehandleravtaler med alle våre leverandører som behandler personopplysninger, hvor de påtar seg minst samme grad av sikkerhet som vi har for vår behandling av personopplysninger.
Dine rettigheter
Rett til innsyn i egne opplysninger: Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg. Ta kontakt med oss for å bruke innsynsretten din.
Rett til korrigering av personopplysninger: Du har rett til å be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.
Retten til sletting av personopplysninger: Du har rett til å få dine personopplysninger slettet uten ugrunnet opphold. Du kan derfor når som helst be oss slette opplysninger om deg selv. Men merk at informasjon som vi er pålagt å beholde av hensyn til andre rettslige forpliktelser (som fore eksempel bokføringsloven) ikke vil bli slettet.
Begrensning av behandling av personopplysninger: I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg. Ta kontakt med oss.
Protestere mot en behandling av personopplysninger: Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg. Ta kontakt med oss.
Dataportabilitet: Du har rett til å få utlevert dine personopplysninger i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format. Ta kontakt med oss for å få utlevert dine personopplysninger.
Du kan klage på vår behandling av personopplysninger: Vi håper du vil si ifra dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Ta kontakt gjennom den kontakten eller kanalen du allerede har etablert med oss. Du kan også klage på vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet.